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2021-02-17

在家工作了嗎? 工作模式改變的M型化發展

非我設計是一間品牌空間設計公司,創辦人蕭仁瑋Alpha以「維度設計」概念作為出發,運用多種設計能力,如時間軸、使用者經驗、數據分析面導入室內設計中,解決企業品牌在不同層面上所遇到的問題。

在疫情仍持續延燒的當下,長期以強調目標為導向,高度自由、雲端化與自律力的非我設計,分享自身長期自由工作的模式,為即將實施或是預計將Work From Home作為未來工作模式的企業,帶來需要思考的面向。

 

 

為什麼你需要Work From Home的工作模式?

「如果2小時能做完高質量的事,就不應該用20小時去完成。如果用了20小時才能完成,那表示能力與做事方式是有問題的。 如何在降低工時的同時,產出相同甚至是更高品質的成品,而非用工時去評估,才是衡量一位員工績效最重要的事。 員工也應該用能力換取自己對生活品質的提升,而非用時間去換工作。」蕭仁瑋説。

身體需要機能切換,靈感才會跟著切換。

從傳統工作模式轉換至現在高度自由工作模式的非我設計員工Nina說「與上一份工作最大的不同是我能夠自由的安排時間,選擇最高效率的狀態與時間做事,讓專案的完成度與速度更好。過去因為通勤也占用了不少一天的時間,現在省去通勤時間,上班時能夠更快進入工作狀態,下班時也更能為自己的生活安排時間。」

Work From Home正是透過每個人習慣的工作方式去做工作時數的調整。每個人都有著不同的生理時鐘,沒有必要透過公司規定,去限制每個人最高功效的時間工作。當可以選擇最高效率的時間工作,你就會用最高的效率與品質完成事情。

 

你的公司適合Work From Home的工作模式嗎?

作為一位管理者,評估一間公司是否適合執行ork From ome,首先要檢視的是,公司內部是否存在過多的簽合流程,減少極為沒有效率的簽合步驟,才能為不同地方工作的夥伴創造最流暢的執行過程。當我們以目標結果去看事情時,過程便不是那麼的重要。這麼做的結果,大家其實會多出時間,而非減少。

與傳統工作模式最不同的,以前的工作模式看的是工時、產出、加班加得多少或是一個人願意為公司犧牲個人的選擇或時間。現在以一間ork From Home為基礎的公司,我們看的更是OKR策略,MVP政策。

 

實施Work From Home政策,你將會遇上的挑戰

Work From Home的概念因為疫情關係,才逐漸讓臺灣的工作者體會到這種工作模式。實施Work From Home政策時,你將會遇上許多的挑戰,這篇文章中,我們將提出兩項對於一位管理者執行前與規畫前必須納入的考量條件中。

首先是法規,臺灣當前法規並未能與Work From Home這項工作模式進行良好的契合。

「舉例來說,勞基法規定必須提供上下班打卡證明,這就造成Work From Home難以推行。在法規未能跟上工作型態的變化時,會造成管理者與員工之間的勞資爭議、薪資計算問題產生。」蕭仁瑋説。

再者是內部員工與生產力軟體的挑戰。

疫情前,擁有傳統工作模式超過10~15年的員工與公司,初期銜接Work From Home的過程上是有一定困難的。最主要是科技轉換的問題,舉例來說,這樣的工作者長期使用較舊的瀏覽器,整體介面的使用者規劃,與後來GoogleFacebook...是完全不同的。 當要開始執行Work From Home時,要接受使用新創公司為Work From Home所建造的軟體,如「團隊溝通平台」的Slack或是「筆記、資料、專案管理」的Notion時,軟體介面上就比較難傾向傳統工作者的使用去設計。因此一位公司管理者在評斷是否轉換為Work From Home時,絕不可能是馬上轉換,得花上半年到一年的時間教育員工新軟體的使用。因此,評估內部員工的組成也是個關卡,並非所有員工都適合Work From Home,對習慣傳統工作模式的員工推行Work From Home,員工甚至會比管理者更難適應,然而新一世代的使用者或是自學能力高、適應力強的員工,即便是難用的軟體,要快速上手並適應新形態工作模式也並非難事。

 

M型化的工作模式發展與人才戰爭

基於上述會遇到的挑戰,當公司規模越大,礙於法規、罰則造成公司營運損失的壓力與員工組成需要進行的教育成本,便讓大規模公司難以選擇工作模式,Work From Home也越難推行於大規模的企業。

然而新創、小規模公司與大規模企業最大的差異在於,新創、小規模公司的規定與人數組成相較大型企業彈性,Work From Home勢必將成為新創產業工作模式的趨勢。

其次,因臺灣高昂的租金,往往是新創產業與小規模企業最大的成本,但基於人們的工作習慣,辦公室仍是必須要存在,能做的便是縮小辦公室坪數或進駐co-working 空間。

受疫情關係,旅外人才的回流,Work From Home或自由彈性的工作模式常見於歐美,當習慣於自由工作模式的工作者,未能接受傳統工作模式時,便會產生兩項選擇:

一、選擇擁有自由彈性工作模式的新創公司。

二、個人創業。

當新一世代傾向Work From Home工作模式的工作者進入職場時,這樣的工作模式將成為趨勢。在法規未能跟上變化時,Work From Home與傳統工作模式將呈現M型化發展。不同工作模式的選擇,也將成為人才戰爭的一大要素。

 

為你的公司挑選適合Work From Home的人才

「當公司建立在Work From Home的基礎時,挑選員工的重要條件是員工不能是「綿羊」: 以平穩、單一為工作目標的員工;你需要的是一群擁有積極心態,不會停止學習、不斷成長、擁有高度自學能力的員工,才適合成為Work From Home為公司基礎的夥伴,而你也將會見證公司中將成為一群「野獸」的聚集地,同時有效的降低公司營運成本。」蕭仁瑋說。

營運成本絕對不可能節省在辦公室成本之上,人們的工作習慣不可能沒有辦公室的存在,一定會需要一個協作空間進行工作。Work From Home和自由工作能做到的只是縮小辦公室坪數或與co-working space的結合。

以非我設計營運成本為例,反映的是人事成本的降低,但並非是薪水的降低。而是每一位成員都是積極的夥伴,每人具備多樣能力,能夠跨維度的去處理不同事物,並且事情都是即時的,所有事情都在雲端化的情形下進行,每個更新都與手機、平板...一氣呵成,達到減少專案時數與多餘人員支出的價值。同時,也並無過多空間的成本負擔,正因如此,整體的營運成本顯示是降低的。

由於是一群「野獸」組成的公司,如果一間公司績效真的沒有成長,公司中的每個人並不會停下,而是會回頭檢視公司品牌對外的感受、流程是否出現問題、是否去做更多的開發...

當然,這樣的成效,同時也來自管理者給予員工一定程度的決定權,當釋放的決定權越大時,也是訓練每一位夥伴的思考邏輯與背負「決定性責任」的心態。而這樣的成果,更會體現在一間公司營運特別好或特別差的時候。

 

Work From Home的工作模式在疫情的當下,為工作者建立一定程度上的健康保障。同時,這樣的工作模式帶來不同於傳統工作模式的優點與因應Work From Home工作模式帶來的商機和人才戰爭,以開放的角度去學習不同工作模式的優缺點,正是Work From Home所強調的工作態度。選擇適合自己公司的工作型態與適合自己的工作模式,更是創造高效率與調和生活品質最重要的思維方向。

 

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企劃、採訪、文字|鄭詠壬 Yong Ren Cheng